Erfassung von Vorgängen beim EPA: Neue Praxis für Unterschriften auf Beweismitteln

Ab dem 1. April 2024 wird das EPA digitale oder Textstringsignaturen als Alternative zu handschriftlichen oder faksimilierten Unterschriften auf Verträgen und Erklärungen akzeptieren, die als Beweismittel zur Unterstützung von Anträgen auf Eintragung von Rechtsübergängen und Lizenzen vorgelegt werden.

Außerdem wird die Unterschriftsberechtigung vom EPA nicht mehr geprüft, sofern die Stellung des Unterzeichners, der zur Unterschrift berechtigt ist, in den Nachweisen ausdrücklich angegeben wird.

Diese Änderungen werden das Eintragungsverfahren für die Anmelder vereinfachen und sind stärker an viele andere wichtige Gerichtsbarkeiten und Niederlassungen für geistiges Eigentum angeglichen, die bereits elektronische Signaturen für Übertragungen und Lizenzen akzeptieren, so dass die Nachweise einheitlicher verwendet werden können. Die neuen Regeln gelten auch für Vorgänge im Zusammenhang mit (beim EPA eingetragenen) Einheitspatenten.

Hintergrund

Der neue Hinweis des EPA, der am 1. April 2024 in Kraft tritt, sieht Folgendes vor:

„Zur Vereinfachung seiner Verfahren und zur Förderung des digitalen Wandels wird das Europäische Patentamt (EPA) ein breiteres Spektrum an elektronischen Signaturen auf Dokumenten akzeptieren, die als Beweismittel zur Unterstützung von Anträgen nach den Regeln 22 und 85 sowie nach den Regeln 23 und 24 EPÜ eingereicht werden. Im Einklang mit den Signaturanforderungen im Patenterteilungsverfahren wird das EPA handschriftliche Unterschriften, Faksimilesignaturen und Textstringsignaturen im Sinne von Artikel 12 (2) und (3) des Beschlusses des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 3. Mai 2023 über die elektronische Einreichung von Dokumenten akzeptieren. Dokumente, die eine Faksimile- oder Textstringsignatur tragen, können entweder auf Papier oder elektronisch über die elektronischen Anmeldedienste des EPA eingereicht werden.“

In der Mitteilung des EPA heißt es, dass es digitale Signaturen akzeptieren wird, die die Public Key Infrastructure (PKI)-Technologie nutzen, einschließlich fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signaturen im Sinne der eIDAS-Verordnung der EU. Es wird auch digitale Signaturen akzeptieren, die keine PKI-Technologie verwenden, vorausgesetzt, dass:

• die fraglichen Dokumente elektronisch eingereicht werden;
• lesbar sind; und
• nicht mit einem Computervirus infiziert sind und keine andere Schadsoftware enthalten.

Das EPA erklärt, dass es die Echtheit der auf einem Dokument angebrachten Unterschrift nicht prüfen wird. Wenn jedoch Zweifel an der Echtheit bestehen, wird das EPA eine Klärung verlangen und gegebenenfalls weitere Beweise anfordern.

Berechtigung zur Unterschrift

Eine weitere Vereinfachung der EPA-Praxis betrifft die Prüfung der Zeichnungsberechtigung einer natürlichen Person im Namen einer juristischen Person bei der Eintragung von Abtretungen und Lizenzen. Ist eine Person aufgrund ihrer Stellung innerhalb der juristischen Person zeichnungsberechtigt, muss diese Stellung ausdrücklich angegeben werden. Die Berechtigung wird jedoch vom EPA nicht mehr überprüft. Die beste Praxis ist nach wie vor, sich zu vergewissern, dass die unterzeichnende Person zeichnungsberechtigt ist, und dann die spezifische Rolle/Position dieser Person in den Unterschriftsblock des Auftrags/der Lizenz aufzunehmen, der/die beim EPA eingetragen werden soll.

Es ist zu beachten, dass diese Regeländerungen nur für die Eintragung von Vorgängen beim EPA gelten und eine erfolgreiche Eintragung nicht unbedingt bedeutet, dass die zugrunde liegende Abtretung oder Lizenz gültig ist. So ist es beispielsweise nach wie vor unerlässlich, dass ein Unterzeichner über die entsprechende Befugnis verfügt, im Namen der betreffenden Partei zu unterzeichnen, und ob eine elektronische Signatur ausreicht, um einen verbindlichen Vertrag zu schließen, hängt von den für den jeweiligen Vertrag geltenden Rechtsvorschriften ab.

Wenn Sie weiteren Rat zu dieser Änderung der EPA-Praxis wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen IP-Spezialisten.