Enregistrement des transactions à l’OEB : nouvelle pratique pour les signatures sur les preuves

À partir du 1er avril 2024, l’OEB acceptera les signatures numériques ou les signatures sous forme de chaîne de texte comme alternatives aux signatures manuscrites ou fac-similés sur les contrats et les déclarations soumis comme preuves pour appuyer les demandes d’enregistrement de transferts et de licences.

De plus, à condition que la position du signataire habilité à signer soit expressément indiquée dans les pièces justificatives, cette habilitation à signer ne sera plus vérifiée par l’OEB.

Ces changements simplifieront le processus d’enregistrement pour les demandeurs et sont plus alignés sur de nombreuses autres juridictions et offices de propriété intellectuelle majeurs qui acceptent déjà les signatures électroniques sur les cessions et les licences, permettant ainsi une utilisation plus cohérente des pièces justificatives. Les nouvelles règles s’appliqueront également aux transactions concernant les brevets unitaires (enregistrés à l’OEB).

Contexte

Le nouveau Communiqué de l’OEB, lorsqu’il entrera en vigueur le 1er avril 2024, stipule que :

« Dans le but de simplifier ses procédures et de promouvoir la transformation numérique, l’Office européen des brevets (OEB) acceptera une plus large gamme de signatures électroniques sur les documents soumis comme preuves pour appuyer les demandes en vertu des règles 22 et 85 et des règles 23 et 24 CBE. Conformément aux exigences de signature dans le processus de délivrance des brevets, l’OEB acceptera les signatures manuscrites, les signatures fac-similés et les signatures sous forme de chaîne de texte au sens de l’article 12(2) et (3) de la décision du Président de l’Office européen des brevets du 3 mai 2023 concernant le dépôt électronique de documents. Les documents portant une signature fac-similé ou une signature sous forme de chaîne de texte peuvent être déposés soit sur papier, soit par voie électronique en utilisant les services de dépôt électronique de l’OEB. »

Le Communiqué de l’OEB indique qu’il acceptera les signatures numériques utilisant la technologie d’infrastructure à clé publique (PKI), y compris les signatures électroniques avancées et qualifiées au sens du règlement eIDAS de l’UE. Il acceptera également les signatures numériques n’utilisant pas la technologie PKI à condition que :

• les documents en question soient déposés par voie électronique ;
• soient lisibles ; et
• ne soient pas infectés par un virus informatique et ne contiennent pas d’autres logiciels malveillants.

L’OEB indique qu’il n’examinera pas l’authenticité de la signature apposée sur un document. Cependant, en cas de doute sur son authenticité, l’OEB demandera des éclaircissements et pourra exiger des preuves supplémentaires.

Habilitation à signer

Une simplification supplémentaire de la pratique de l’OEB concerne l’examen de l’habilitation d’une personne à signer au nom d’une personne morale en ce qui concerne l’enregistrement des cessions et des licences. Lorsqu’une personne est habilitée à signer en vertu de sa position au sein de la personne morale, cette position doit être expressément indiquée. Cependant, l’habilitation ne sera plus vérifiée par l’OEB. La meilleure pratique consiste toujours à confirmer que la personne qui signe a l’autorité de signer, puis à inclure le rôle/poste spécifique de cette personne dans le bloc de signature de la cession/licence qui doit être enregistrée à l’OEB.

Il convient de noter que ces changements de règles ne s’appliquent qu’à l’enregistrement des transactions à l’OEB et qu’un enregistrement réussi ne signifie pas nécessairement que la cession ou la licence sous-jacente est valide. Par exemple, il reste impératif qu’un signataire ait l’autorité appropriée pour signer au nom d’une partie concernée et le fait qu’une signature électronique soit suffisante pour fournir un contrat contraignant dépendra des lois régissant le contrat au moment de sa signature.

Si vous souhaitez obtenir des conseils supplémentaires sur ce changement dans la pratique de l’OEB, veuillez vous adresser à votre avocat habituel.