En examen – Protéger votre PI contre le confinement

Suite à la levée du confinement national au Royaume-Uni et à des mois de travail à domicile, les entreprises ont fait face à de nombreux défis, allant de la manière de permettre efficacement aux employés de travailler à domicile au développement de nouvelles stratégies pour gérer leur activité face au changement.

Pour de nombreux pays, y compris le Royaume-Uni, la possibilité d’un deuxième confinement national est très réelle. Il a donc été utile d’examiner les problèmes auxquels les clients ont été confrontés, au cas où le Royaume-Uni entrerait en confinement pour une deuxième fois. Bien entendu, beaucoup de ces problèmes seront pertinents en dehors d’une pandémie, d’autant plus que de nombreuses entreprises autorisaient plus de flexibilité et de travail à domicile avant la COVID-19 ;

1. Confidentialité – assurer la protection des informations des clients et des données de l’entreprise est essentiel. Les entreprises doivent s’assurer que les réunions en ligne sont sécurisées et protégées par mot de passe afin que des tiers indésirables n’y aient pas accès. Les employés doivent être formés à l’élimination des informations confidentielles, y compris l’accès à un service d’élimination de documents confidentiels (ou si possible, des déchiqueteuses pour les employés travaillant à domicile), afin de garantir que tous les documents devant être jetés soient éliminés de manière confidentielle.

2. Propriété de la PI – il est judicieux d’effectuer un audit des contrats de travail pour s’assurer que toute invention / autre PI créée par les employés pendant le travail à domicile ou le chômage partiel est couverte. Dans cette note préparée par Katherine Munro, stagiaire en brevets chez HGF, et Richard Gover, directeur des brevets, on explore la loi concernant le chômage partiel et les inventions créées pendant qu’un employé est en chômage partiel. La conclusion est que les employeurs doivent s’assurer qu’ils possèdent la PI créée par les employés en chômage partiel en leur demandant de signer des cessions de cette PI.

3. Protégez votre PI maintenant – dans un article de mai 2020, The Guardian a rapporté qu’il y a eu une augmentation de la demande de services auprès des cabinets de PI en raison d’une augmentation des inventions créées pendant le confinement. Certaines entreprises peuvent penser qu’« attendre que les choses s’ouvrent » ou ne pas dépenser d’argent compte tenu de l’incertitude économique actuelle est approprié, cependant, ne pas protéger une idée créée pendant le confinement pourrait s’avérer coûteux pour une entreprise à l’avenir. L’Office de la propriété intellectuelle du Royaume-Uni (UKIPO) est ouvert et traite les demandes de brevets quotidiennement, il n’y a donc vraiment aucune raison de retarder le dépôt d’une demande même si votre bureau n’est pas actuellement ouvert.

4. Défendez votre PI – comme pour l’UKIPO, les tribunaux au Royaume-Uni tiennent des audiences en ligne. Cela signifie que lorsque votre PI est violée, vous pouvez toujours intenter une action en justice maintenant, ou même si le pays se confine à nouveau. HGF a constaté que les systèmes en ligne des tribunaux ont été fantastiques à utiliser, il n’y a donc aucun obstacle à intenter une action si cela s’avère nécessaire. Une note sur nos expériences peut être trouvée ici.

5. Examinez vos accords – à la lumière des effets sur la fabrication, les chaînes d’approvisionnement et les clients affectés, il est maintenant essentiel d’examiner tous les accords dans lesquels vous êtes actuellement ou que vous allez conclure. Les questions importantes incluent ;

a) Une licence de PI (où vous êtes le licencié) devrait-elle inclure une clause de force majeure en cas d’un autre confinement affectant l’approvisionnement ou les ventes (en particulier lorsque vous devez atteindre des objectifs de vente) ?

b) De même, les accords avec les entrepreneurs et les fournisseurs de PI (par exemple, une entreprise de design graphique) devraient inclure des conditions qui les obligent à obtenir des cessions de tous les employés, y compris, mais sans s’y limiter, les travailleurs à domicile pour couvrir toutes les situations où un travail est produit qui pourrait potentiellement ne pas être couvert par leur statut d’employé.

c) Les conditions générales des contrats seront affectées, par exemple, les contrats avec les clients devraient-ils inclure des délais de livraison plus longs pour faire face aux méthodes de livraison telles que la poste étant affectées ?

d) Réfléchissez aux dispositions qui peuvent être pertinentes si les registres étrangers sont affectés, par exemple, quelles seront les conséquences d’un retard dans le renouvellement d’un droit de PI si un registre est fermé ou connaît un retard important ? Cela constituera-t-il un motif de résiliation d’un accord ?

6. Exécutez électroniquement les documents – comment exécuter des documents numériquement a été une question fréquemment soulevée par les clients préoccupés par des problèmes comme la distanciation sociale. De nombreux documents, tels que les contrats, peuvent être exécutés électroniquement, ce qui signifie que vous n’avez pas à attendre que les restrictions s’assouplissent pour faire exécuter un contrat. Les employés devraient être informés de la situation et un système devrait être mis en place (par exemple, l’achat d’un gestionnaire de signature et d’accord de documents électroniques comme DocuSign) et s’assurer que des copies exécutées du document sont distribuées à toutes les parties qui ont besoin du document. Cela pourrait faire gagner un temps précieux, permettant l’exécution de documents lorsque le temps presse. HGF a précédemment préparé une note sur la loi sur l’exécution numérique ici.

7. Examinez et consolidez – même si une entreprise ne veut pas dépenser d’argent pour déposer de nouvelles demandes de PI, cela pourrait être une excellente occasion de faire le point sur la propriété intellectuelle que vous possédez déjà. Par exemple, il peut y avoir un brevet sous-utilisé détenu par l’entreprise qui pourrait être monétisé en cas de changement de direction de l’entreprise. Ce temps pourrait être utilisé efficacement pour planifier, préparer et évaluer vos forces et faiblesses en matière de PI afin de renforcer votre entreprise dans un climat économique incertain.

Cet article a été préparé par Chris Robinson, avocat senior en PI chez HGF. Si vous souhaitez obtenir des conseils supplémentaires sur ce sujet ou sur tout autre sujet, veuillez contacter Chris. Alternativement, vous pouvez contacter votre représentant HGF habituel ou visiter notre page de contact pour entrer en contact avec le bureau HGF le plus proche de chez vous.