Comment peut-on procéder à une médiation sans se rencontrer ?

Les litiges sont inévitables dans le climat économique actuel. Cependant, la perception est qu’un règlement pourrait être plus difficile à obtenir sans réunions en face à face ou accès aux modes alternatifs de résolution des conflits. La médiation est un moyen par lequel les différends peuvent encore être réglés même si la médiation traditionnelle dans le même lieu n’est pas possible.

Quelle forme prend la médiation ?

Traditionnellement, la médiation implique de mandater un médiateur, qui recevra des déclarations de position (un résumé du point de vue de chaque partie sur le différend) des deux parties avant la médiation. Lors de la médiation elle-même, les parties se réuniront dans une salle pour une réunion initiale avec le médiateur, puis se retireront dans des salles séparées et feront des offres pour tenter de régler un différend. Le médiateur travaillera avec les parties afin de les aider à résoudre leur différend. Si un règlement est conclu, les parties signeront souvent un accord de règlement à la fin de la médiation.

Puis-je procéder à une médiation pendant le confinement ?

Bien que les exigences de distanciation sociale interdisent aux parties de se rencontrer en personne, un certain nombre de sociétés de médiation basées au Royaume-Uni proposent une médiation en ligne ou par téléphone. Cela pourrait en soi présenter un certain nombre d’avantages – réduire les coûts de déplacement et de location de salles de médiation, et potentiellement donner aux parties plus de dates pour la médiation (en particulier lorsque les clients sont basés dans des juridictions étrangères, et permettre aux individus d’assister à la médiation seulement pour une partie de celle-ci). Les documents peuvent également être fournis électroniquement, réduisant le besoin de fournir des dossiers papier de documents de l’affaire.

Comme pour une médiation physique, le règlement lors d’une médiation virtuelle peut être conclu en envoyant par courriel des projets de document puis en signant le document (qui peut être signé électroniquement, ou même signé comme une copie « originale » puis numérisé et envoyé par courriel).

Quand devrions-nous utiliser la médiation ?

Le protocole pré-action (dans les Règles de procédure civile, qui régissent les litiges) exige que les parties considèrent une forme de résolution alternative des différends (telle que la médiation), pour faciliter le règlement. Par conséquent, dès le début d’un différend, les parties devraient envisager d’utiliser ceci afin d’essayer de régler un différend. Cependant, il n’y a pas de moment fixe où les parties devraient considérer ceci, et il peut être approprié de proposer une médiation dans les circonstances suivantes :

• Dès le début d’une affaire même avant d’engager une procédure (par exemple après qu’une lettre de réclamation ait été envoyée), la médiation pourrait être un moyen efficace d’atteindre des objectifs qui ne seraient autrement possibles qu’en procédant à un litige (par exemple qu’une partie accepte de cesser d’utiliser une marque de commerce, ou de prendre une licence pour un brevet)
• Comme ci-dessus, si vous êtes au milieu d’un litige et constatez qu’en raison de la pandémie vous devez préserver des liquidités, il pourrait être une bonne idée de proposer une médiation pour tenter de mettre fin au litige
• Si vous êtes le défendeur dans une affaire, proposer une médiation peut être bien accueilli par une autre partie qui ne souhaite plus procéder au litige

Y a-t-il d’autres utilisations pour la médiation ?

Étant donné les situations variées où la médiation peut être utilisée, ainsi que l’utiliser pour clore des affaires, économiser de l’argent et parvenir à un règlement avec une autre partie, elle pourrait également être utilisée pour ce qui suit :

• Comme moyen d’ouvrir un dialogue avec une partie adverse. La correspondance en elle-même ne permet pas toujours d’aller au cœur d’une affaire, et la médiation peut être un moyen efficace d’établir les véritables motivations derrière un litige, et bien qu’elle ne puisse pas conduire à un règlement lors de la médiation, elle pourrait aider à aboutir à un règlement plus tard

• Engager une procédure en vue de procéder immédiatement à une médiation peut être une tactique utile pour économiser les coûts d’un litige long et régler avec une partie qui enfreint actuellement vos droits de propriété intellectuelle

• Mettre les parties face à face (même virtuellement) peut même leur permettre de régler un différend et d’avancer en termes de travail coopératif avec un concurrent sur un marché. Certains règlements conclus lors de médiation ont inclus des accords de licence entre parties, ou des accords pour travailler ensemble sur le développement de produits futurs, ou même pour intenter des actions contre d’autres tiers sur un marché, afin de protéger la part de marché

La médiation est un outil de règlement extrêmement polyvalent qui peut être utilisé dans une variété de contextes différents, quel que soit le stade d’avancement d’un différend de propriété intellectuelle. Nos expériences nous ont montré qu’elle peut être un moyen efficace de clore des affaires et d’obtenir un résultat qui est bien accueilli par les clients. La capacité de procéder à une médiation à distance permettra aux clients d’entreprendre ceci même pendant la pandémie, potentiellement à coût réduit.

Cet article a été préparé par Chris Robinson, avocat senior en PI chez HGF. Si vous souhaitez obtenir des conseils supplémentaires sur ce sujet ou sur tout autre sujet, veuillez contacter Chris. Alternativement, vous pouvez contacter votre représentant HGF habituel ou visiter notre page de contact pour entrer en contact avec le bureau HGF le plus proche de chez vous.