La position juridique sur l’exécution électronique de documents

Avec l’avènement de la pandémie de Covid-19 et le télétravail qui en a résulté, la question de savoir si les documents juridiques peuvent être signés électroniquement est posée plus fréquemment par les clients.

La position au Royaume-Uni est que dans la plupart des cas, les signatures électroniques peuvent être utilisées à la place des signatures manuscrites, le gouvernement ayant déclaré en mars 2020 que les signatures électroniques « sont autorisées et peuvent être utilisées en toute confiance dans les documents commerciaux et de consommation »

Contrats

Il n’existe aucune exigence selon laquelle les contrats sous le droit anglais doivent prendre un format spécifique. Pourvu que les éléments clés soient en place, tels que l’offre et l’acceptation, un contrat simple peut être conclu avec une signature électronique des parties.

La jurisprudence a également établi que cliquer sur « J’accepte » sur un site web, un nom à la fin d’un e-mail ou une signature numérisée constituent tous des signatures valides. La question principale est : la personne qui signe le document a-t-elle l’intention d’« authentifier » ce document ?

Les parties doivent également s’assurer que :

• La signature électronique est apposée avec l’intention et l’autorité nécessaires
• Une société n’a pas de dispositions empêchant l’utilisation de signatures électroniques dans ses documents constitutifs
• Lorsqu’une partie est étrangère, elle doit s’assurer que les lois de son propre pays permettent la signature électronique
• Le contrat lui-même n’interdit pas la signature électronique

Actes notariés

Il est acceptable que les actes notariés soient signés électroniquement. Cependant, certaines organisations sont réticentes à accepter les actes signés électroniquement, il est donc préférable de vérifier d’abord si ceux-ci seront acceptés.

En termes de témoignage d’une signature, il n’y a aucune exigence légale concernant qui peut agir en tant que témoin, cependant les entreprises et les particuliers doivent garder à l’esprit qu’un témoin peut être appelé à témoigner qu’il a été témoin de la signature. Par conséquent, utiliser un témoin tiers est la meilleure approche. Dans la mesure du possible, vous devriez éviter qu’un conjoint, un concubin, un partenaire civil ou un autre membre de la famille soit témoin de la signature d’un document.

Le témoin doit être « physiquement présent », par conséquent un document qui nécessite un témoignage tel qu’un acte notarié ne peut pas être attesté à distance (comme par liaison vidéo). Cela rendra évidemment difficile la signature de documents nécessitant la présence d’un témoin (comme les actes notariés) compte tenu des exigences de distanciation sociale et de la fermeture obligatoire de nombreux bureaux et entreprises. La meilleure approche est que le témoin se tienne à 2 mètres de la partie signataire, puis l’appareil peut être nettoyé et partagé avec le témoin pour sa signature.

Déclarations de témoins

L’exécution électronique de déclarations de témoins pour les litiges est acceptable.

Cessions de propriété intellectuelle

L’UKIPO accepte les documents signés électroniquement (tels que les cessions de droits de propriété intellectuelle comme les brevets et les marques). Il en va de même pour l’EUIPO, qui accepte les cessions de marques de l’UE signées électroniquement et les cessions de dessins communautaires enregistrés.

L’OEB cependant n’accepte pas les documents signés électroniquement, sauf lorsque EPOLine est utilisé pour déposer des documents électroniquement. Par conséquent, les cessions de demandes de brevet européen devront encore être signées manuellement.

Juridictions étrangères

Comme discuté ci-dessus, lorsqu’un document implique une partie signant dans une juridiction étrangère ou des droits de propriété étrangers, vous devriez faire attention à vous assurer que les lois de leur pays leur permettent de signer électroniquement (s’ils doivent le faire). De nombreuses juridictions permettent la signature électronique de documents, mais comme au Royaume-Uni, il y a des exceptions. La France par exemple, a des exclusions pour certains documents tels que les actes privés, et l’Allemagne a des dispositions statutaires qui exigent une signature à l’encre pour certains documents.

En résumé

L’utilisation de signatures électroniques par les clients peut être essentielle pour s’assurer que les affaires se déroulent sans heurts pendant cette période d’incertitude. S’assurer que des dispositions sont en place pour effectuer cela (comme les départements informatiques mettant en place la capacité pour le personnel et les clients de signer de cette manière, et la capacité d’utiliser un logiciel de signature électronique) s’avérera crucial pour de nombreux cabinets.

Cette mise à jour a été préparée par Chris Robinson, avocat senior en propriété intellectuelle chez HGF. Si vous souhaitez des conseils supplémentaires sur ce sujet ou toute autre question, veuillez contacter Chris. Alternativement, vous pouvez contacter votre représentant HGF habituel ou visiter notre page Contact pour entrer en contact avec votre bureau HGF le plus proche.