Administrateur de marques

Emploi ref: TM admin

Type d'emploi: Administrateur
Secteurs: Marques

À propos de HGF

HGF Limited est l’un des plus grands cabinets européens spécialisés dans la propriété intellectuelle et l’un des rares à proposer une solution de PI entièrement intégrée, réunissant plus de 200 conseils en brevets, conseils en marques et avocats spécialisés en PI pour fournir une solution de PI complète.

Avec 25 bureaux au Royaume-Uni, en Irlande, en Allemagne, aux Pays-Bas, en France, en Suisse et en Autriche, les conseils en brevets et en marques de HGF fournissent des conseils techniques et juridiques spécialisés aux grandes entreprises et aux petites et moyennes entreprises du monde entier. Bon nombre de nos clients sont des noms connus et le travail effectué par HGF leur permet de protéger et d’exploiter leurs inventions, leurs nouveaux produits et leur image de marque.

En janvier 2017, nous avons poursuivi notre expansion européenne avec l’ouverture de notre bureau d’Amsterdam, qui travaille aux côtés de la succursale de HGF à La Haye pour prendre soin des clients du Benelux et à l’international.

HGF Amsterdam fournit des conseils sur les marques et les droits de conception, avec des spécialisations dans la gestion stratégique de la PI de portefeuilles de PI complexes, le traitement approfondi et tactique des oppositions en matière de marques et de dessins et modèles, les questions de contrefaçon et la rationalisation des portefeuilles de PI en se concentrant sur la force juridique et commerciale.

Contexte et objectif du rôle

Ce poste est très apprécié chez HGF et fait partie intégrante du fonctionnement de nos opérations de marques à Amsterdam. Le titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec un certain nombre de conseils en marques et d’associés, ainsi qu’avec une équipe de juristes dans un environnement dynamique.

Principales responsabilités

• Fournir un service d’administration pour les formalités juridiques des marques et des dessins et modèles des clients aux Pays-Bas, en Europe et au-delà
• S’assurer que les délais de dépôt, d’action et de renouvellement des marques sont respectés avec une précision de 100 %
• S’assurer que les exigences légales et financières de chaque marque sont satisfaites conformément aux exigences du pays concerné
• Faire avancer les actions requises des conseils en marques et des associés pour respecter les délais requis
• Préparer et exécuter tous les documents juridiquement requis pour soutenir l’enregistrement et le renouvellement des marques et des dessins et modèles
• Production en temps voulu de la documentation, soit directement auprès des autorités nationales compétentes, soit indirectement sur instruction d’un avocat local
• Maintenir et mettre à jour le système d’enregistrement informatisé des marques et des dessins et modèles
• Gérer un système de calendrier des dates d’échéance afin que les délais soient respectés de manière efficace et précise et assurer la liaison avec les conseils en marques et les associés du monde entier, afin de s’assurer que les actions qui leur sont assignées sont menées à bien dans les délais requis
• Produire de la correspondance et des communications pour les clients et les offices de marques en utilisant des modèles standard
• Développer une bonne compréhension des formalités relatives aux marques et des règles et de la législation en matière de renouvellement dans l’éventail des pays dans lesquels nous déposons régulièrement des marques et des dessins et modèles, afin de fournir un service professionnel aux clients
• Obtenir des estimations de coûts pour les nouveaux enregistrements et les renouvellements dus auprès d’avocats étrangers et de bureaux officiels, en assurant la liaison avec notre équipe de renouvellements
• Produire des factures et saisir les frais dans les systèmes des clients
• Relecture – repérer et corriger les erreurs dans les documents, lettres, instructions, factures, etc. avant qu’ils ne soient envoyés
• Aider à la gestion des appels téléphoniques entrants et à la prise de messages
• Saisie des dépenses des avocats dans un système en ligne
• Organiser et réserver les voyages des avocats au besoin
• Tâches générales de bureau (c.-à-d. affranchissement du courrier, traitement du courrier).

Expérience, qualifications et compétences essentielles du candidat

• Expérience actuelle de l’administration juridique
• Niveau élevé d’attention aux détails et de précision
• Excellentes compétences en administration ; être organisé, minutieux et efficace
• Capacité à respecter les délais et à travailler efficacement sur plusieurs tâches
• Expérience démontrable de travail efficace dans le respect des délais
• Forte capacité à s’autogérer et à hiérarchiser les charges de travail
• Une approche proactive, avec la capacité d’anticiper les besoins des professionnels et des clients
• Un joueur d’équipe adaptable qui peut également travailler de sa propre initiative
• Capacité à communiquer efficacement à tous les niveaux
• Solides compétences en Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint et Excel)
• Excellente maîtrise de l’anglais et du néerlandais écrits et parlés.