Une réussite virtuelle – expériences avec les audiences en ligne

HGF Law LLP a récemment représenté des clients dans le cadre d’un appel en contrefaçon de brevet devant la Cour d’appel et d’une audience dans une procédure en contrefaçon de marque devant la Haute Cour, et a jugé utile de fournir un aperçu de première main des audiences à distance. Grâce à l’excellent soutien des greffiers, les audiences à distance se sont bien déroulées, et il sera intéressant de voir dans quelle mesure les tribunaux continueront d’attribuer des audiences à distance après le confinement.

Préparation avant l’audience

• Comme pour une audience physique, vous devez vous assurer que le tribunal est tenu pleinement informé et qu’il reçoit toutes les informations essentielles. Il est essentiel de fournir des listes de participants (et des courriels pour le lien de l’audience), ainsi que de s’assurer que toutes les exigences, comme l’identification du format (tel que le format PDF) dans lequel les documents doivent être fournis, sont respectées. Alors que tout le monde se familiarise avec les nouveaux processus, il est essentiel d’ouvrir un canal de communication précoce avec les greffiers.
• Pour toute audience ou tout procès, il existe un certain nombre de documents et d’actes de procédure à déposer, et il était important de vérifier comment le tribunal souhaitait que chacun soit traité ;
• Dossiers – Bien que la Cour d’appel ait introduit des directives utiles pour la fourniture de dossiers électroniques, il est utile de vérifier auprès du tribunal ce qui est requis dans votre cas. Nous avons fourni des dossiers électroniques, et le tribunal a demandé qu’ils soient envoyés au format PDF avec un index qui est mis en signet avec des liens pour vous emmener directement aux documents individuels. Les juges nous ont également demandé de fournir des dossiers papier. Étant donné que nos bureaux britanniques sont actuellement fermés, nous avons collaboré avec un fournisseur d’impression tiers pour produire des copies papier qui ont été livrées directement aux juges.
• Autorités – La Cour d’appel était disposée à accepter les dossiers d’autorités par voie électronique, qui ont été téléchargés vers un système de gestion de documents sous forme de fichiers PDF. Il est toujours préférable de vérifier auprès du greffier que les documents ont été reçus via le système de gestion, juste au cas où il y aurait des problèmes avec les téléchargements.
• Conclusions sommaires – Nous les avons envoyées au format Word directement au greffier, puis nous avons fourni des copies PDF des conclusions sommaires de remplacement (en les téléchargeant dans le système du tribunal)
• Il est également important de mentionner que les avocats peuvent travailler à domicile et que les juges peuvent ne pas se trouver dans le tribunal. Vous devez donc être conscient de cette charge logistique supplémentaire et vous accorder suffisamment de temps pour organiser les livraisons de dossiers et d’autres documents.
• Communications/IT – Vous devez vous assurer que votre logiciel de télécommunications (tel que Skype) fonctionne correctement avant l’audience. À la Cour d’appel, le greffier a organisé un essai, avec des solicitors et des avocats testant l’audience Skype. Bien que cela ne soit pas nécessaire, il est certainement conseillé d’avoir votre service informatique en attente à la fois pour le test de pré-audience et pendant l’audience afin de résoudre rapidement tout problème informatique qui pourrait survenir.
• Services de transcription – Ceux-ci sont toujours disponibles pour les audiences en ligne. Si vous avez besoin d’une transcription de l’audience, vous devez informer le tribunal que vous souhaitez le faire et fournir les adresses électroniques de la société de transcription et du tribunal afin que les transcripteurs puissent accéder à l’audience à distance.

Pendant l’audience – points à considérer

• Canaux de communication – Étant donné que les solicitors ne sont pas physiquement assis derrière l’avocat, il est important d’établir la ligne de communication directe avec l’avocat, de même qu’avec vos clients. Par exemple, les instructions et les observations seront-elles fournies par courriel, WhatsApp ou SMS ?
• Accès aux documents – Assurez-vous que chaque participant (y compris les clients) a accès à un lien pour télécharger une copie électronique du dossier. Le fait d’avoir le dossier disponible par voie électronique pour votre avocat et vos clients peut réduire le nombre de copies papier requises et garantir que les documents sont facilement accessibles pendant l’audience.
• Tenue vestimentaire – La Cour d’appel a demandé à tous les participants de porter une tenue professionnelle. Bien que les caméras et les microphones des parties non intervenantes (tout le monde, à l’exception des juges, des avocats, des experts et des témoins) aient été éteints, il peut néanmoins être judicieux de ne pas porter un « t-shirt de confinement » dans le cas improbable, mais pas impossible, où vous devez apparaître à la caméra (l’avocat nous a informés que cela s’est réellement produit).

En résumé

Les greffiers ont été extrêmement serviables et accommodants, en particulier à un moment où le nombre d’employés des tribunaux travaillant physiquement dans les tribunaux est considérablement réduit. Compte tenu des avantages potentiels des audiences à distance – y compris la réduction du temps et des coûts de déplacement, permettant aux parties d’y assister depuis d’autres juridictions, la réduction du coût de production de dossiers électroniques par rapport aux dossiers papier, il existe certainement des arguments en faveur de la tenue de certaines audiences à distance, au-delà du confinement. À l’heure actuelle, les tribunaux civils tiennent des procès complexes et multipartites à distance et notre expérience des audiences en ligne devant la Haute Cour et la Cour d’appel a été favorable.

Cet article a été préparé par Marie McMorrow, associée de HGF, et Chris Robinson, avocat principal en PI. Si vous souhaitez obtenir d’autres conseils à ce sujet ou sur toute autre question, veuillez contacter Marie ou Chris. Vous pouvez également contacter votre représentant HGF habituel ou visiter notre page Contact pour entrer en contact avec le bureau HGF le plus proche.